Lập trình phần mềm chuyên nghiệp

Phần mềm đóng gói bán sẵn giải quyết được phần lớn nhu cầu phổ thông. Doanh nghiệp tìm tới lập trình phần mềm theo yêu cầu khi quy trình của mình không nằm trong "phần lớn" đó: cách tính giá riêng, quy trình duyệt nhiều bước, hoặc dữ liệu phải chạy qua vài bộ phận theo một thứ tự mà không phần mềm có sẵn nào hỗ trợ.

Khi nào nên viết riêng, khi nào đừng

Đây là câu hỏi đáng trả lời trung thực trước khi bàn tới chi phí, vì viết riêng luôn đắt và lâu hơn mua sẵn.

Nên viết riêng

• Quy trình đặc thù mà phần mềm có sẵn không hỗ trợ, và bạn không muốn đổi cách làm việc để chiều phần mềm.
• Đang vận hành bằng nhiều tệp bảng tính rời, mỗi người giữ một bản, hay lệch số.
• Cần nối các hệ thống đang dùng lại với nhau — bán hàng, kho, kế toán.
• Dữ liệu nhạy cảm cần kiểm soát chặt nơi lưu trữ và ai xem được gì.

Đừng viết riêng

• Nhu cầu phổ thông đã có phần mềm tốt trên thị trường: kế toán, chấm công, bán lẻ cơ bản. Viết lại một thứ đã có là trả tiền hai lần cho cùng một bài toán.
• Quy trình còn đang thay đổi liên tục. Nên để nó ổn định trước, không thì phần mềm phải sửa theo mỗi tháng.
• Chỉ vài người dùng và mỗi ngày vài thao tác — một tệp bảng tính dùng chung có khi đủ.

Cách làm: chia giai đoạn, nghiệm thu từng phần

Dự án phần mềm thất bại hiếm khi vì lập trình sai. Nó thất bại vì hai bên hiểu khác nhau về thứ sẽ được bàn giao, và chỉ phát hiện ra ở phút cuối. Cách chống lại điều đó là chia nhỏ và nghiệm thu liên tục:

1. Khảo sát nghiệp vụ

Ngồi với người đang làm việc đó hằng ngày, không chỉ với quản lý. Kết quả là tài liệu đặc tả mô tả từng luồng, từng vai trò, từng trạng thái dữ liệu. Tài liệu này bạn đọc và duyệt trước khi có dòng mã nào.

2. Bản phác giao diện

Dựng khung các màn hình chính để bạn thấy trước phần mềm sẽ trông và vận hành thế nào. Sửa ở bước này rẻ hơn nhiều so với sửa sau khi đã lập trình.

3. Lập trình theo đợt

Mỗi đợt 2–3 tuần, kết thúc bằng một bản chạy được mà bạn bấm thử. Phân hệ nào quan trọng nhất làm trước, để nếu phải điều chỉnh phạm vi thì phần cắt là phần ít quan trọng.

4. Chạy thử song song

Trước khi chuyển hẳn, chạy phần mềm mới song song cách làm cũ một thời gian. Đây là bước hay bị bỏ vì sốt ruột, và cũng là bước cứu nhiều dự án: nó lộ ra những trường hợp thực tế mà không buổi khảo sát nào nghĩ tới.

5. Chuyển đổi và đào tạo

Chuyển dữ liệu cũ sang, đào tạo từng nhóm người dùng theo đúng phần việc của họ, và có người trực hỗ trợ trong tuần đầu.

Thứ quyết định chi phí

• Số luồng nghiệp vụ, không phải số màn hình. Một màn hình có năm trạng thái duyệt tốn công hơn mười màn hình chỉ hiển thị.
• Phân quyền. "Ai xem được gì, ai sửa được gì" đơn giản trên giấy nhưng là phần dễ sinh lỗi nhất khi có nhiều vai trò chồng nhau.
• Kết nối hệ thống khác. Phụ thuộc bên kia có sẵn giao diện kết nối không, và tài liệu của họ đầy đủ tới đâu.
• Chuyển dữ liệu cũ. Dữ liệu càng lộn xộn thì khâu này càng lâu — và nó gần như luôn lộn xộn hơn mức mọi người nghĩ.

Bốn thứ nên chuẩn bị trước buổi khảo sát

Buổi khảo sát đầu tiên quyết định phần lớn chất lượng đặc tả. Có sẵn bốn thứ này thì buổi đó đi nhanh và ra đúng việc:

• Mô tả cách làm hiện tại, kể cả phần đang làm thủ công hoặc làm sai quy trình. Giấu phần lộn xộn đi là phần mềm được viết cho một quy trình không tồn tại.
• Các biểu mẫu, tệp bảng tính đang dùng — chúng là đặc tả sống, thường chính xác hơn mọi lời mô tả.
• Danh sách vai trò và ai được xem, sửa, duyệt cái gì.
• Ba việc khó chịu nhất hiện nay. Đây là thứ dùng để xếp thứ tự ưu tiên khi phải cắt phạm vi.

Dữ liệu cũ: phần hay bị đánh giá thấp nhất

Gần như dự án nào cũng có câu "dữ liệu cũ đơn giản thôi, chỉ vài nghìn dòng". Thực tế khi mở ra thường gặp: cùng một khách hàng nằm ở ba dòng với ba cách viết tên, cột ngày tháng lẫn lộn nhiều định dạng, số điện thoại có cái thiếu số 0 đầu, và những ô ghi chú chứa thông tin quan trọng mà không ai biết nó có ý nghĩa gì.

Cách xử lý: làm một vòng rà dữ liệu trước khi báo giá, không phải trong lúc chuyển đổi. Vòng này cho biết bao nhiêu phần trăm dữ liệu dùng lại được, bao nhiêu phải nhập tay, và bao nhiêu nên bỏ hẳn. Biết sớm thì đưa được vào kế hoạch; biết muộn thì nó thành lý do trễ hạn.

Hạ tầng chạy phần mềm

Phần mềm quản lý nội bộ có ba lựa chọn nơi chạy, mỗi cái đánh đổi khác nhau:

• Máy chủ thuê ngoài — phổ biến nhất, chi phí theo tháng, truy cập được từ mọi nơi, không cần người trực hạ tầng.
• Máy chủ đặt tại doanh nghiệp — hợp khi dữ liệu nhạy cảm không được ra ngoài, nhưng phải có người lo sao lưu, điện và đường truyền.
• Kết hợp — dữ liệu nhạy cảm giữ trong nhà, phần còn lại chạy bên ngoài.

Dù chọn cách nào, hai điều không được bỏ: sao lưu tự động nhiều bản và một lần thử khôi phục thật. Bản sao lưu chưa từng được khôi phục thì chưa chứng minh được gì.

Bàn giao gồm những gì

• Phần mềm chạy được trên hạ tầng đã thống nhất.
• Mã nguồn, nếu hợp đồng có điều khoản chuyển giao.
• Tài liệu đặc tả và tài liệu hướng dẫn sử dụng.
• Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn — đây cũng là hồ sơ cần khi giải trình thuế, vì phần mềm đặt hàng riêng thuộc nhóm không chịu thuế giá trị gia tăng còn các dịch vụ bán kèm thì không. Xem lập trình phần mềm có chịu thuế GTGT không.
• Thời gian bảo hành cho lỗi phát sinh từ mã nguồn bàn giao.

Một điều nên thống nhất từ đầu

Phần mềm dùng thật sẽ luôn phát sinh yêu cầu mới — đó là dấu hiệu tốt, nghĩa là nó đang được dùng. Nên thống nhất trước cách xử lý phát sinh: đâu là sửa lỗi (nằm trong bảo hành), đâu là thay đổi tính năng (báo giá riêng), và quy trình đề xuất thay đổi đi qua những bước nào.

Không thống nhất trước thì mỗi yêu cầu mới đều thành một cuộc tranh luận, và quan hệ hai bên hỏng dần dù phần mềm vẫn chạy tốt.